# 我近期常用的 10 項工具和選擇使用場景的邏輯

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來源：https://mkt.lot.tw/10-digital-ai-tools-and-how-i-choose-when-to-use-them/｜最後更新：2026-07-11

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> 以下列出我近期最常用的 10 個數位工具，以及分享選用邏輯、實務應用情境（以下任意排序、並非以使用頻率）

## googlesheet 👉 複雜資料處理、大量數據計算、小型資料庫

-   使用時機：
    -   同時針對大量數據進行概覽、處理、計算
    -   資料清理
-   使用情境：
    -   依營業數據設計可即時動態計算的損益表檢視報表畫面
    -   依產品的核心管理檔案、依據不同平台（POS機、進銷存系統、電商平台）的資料結構產出可批次匯入更新/新增的資料檔
    -   將B2B客戶訂單系統的原始資料轉換成自訂分區揀貨的列印格式

## appsheet 👉 設計內部管理工具、權限設置彈性的複雜表單

-   使用時機：講求表單進階使用情境，如「依權限顯示表單欄位、即使產生表單資料、需要關聯式資料結構加速資料輸入、簡單資料自動化工作流、動態檢視基本圖表
-   使用情境：
    -   會員系統：
        -   使用者－僅可檢視個人資訊、進行會員行為
        -   管理者－可編輯會員資料、新增編輯內容
    -   B2B 訂單管理系統：
        -   客戶－可查看專屬報價、進行下單、查看紀錄
        -   業務－可建立客戶報價、代客下單、查看統計資料
        -   行政、業助－可協助下單、新增客戶及品項
        -   管理者－可進行所有操作
    -   員工打卡系統：
        -   員工－打卡、檢視個人紀錄、查看薪資、排班、劃休
        -   基礎管理者－排班、查看報表、管理出勤
        -   薪資管理者－收到薪資報表、查看紀錄
        -   最高管理者－可進行所有操作

## Notion 👉 儲存靜態或非高頻計算的多格式資料中心、AI 協作生產管理工具

-   使用時機：
    -   資料收集、異動頻率不高的資料內容管理、網址書籤管理、資料量不多的資料管理
    -   需要快速轉換資料的視覺排版
    -   極簡易表單需求
    -   讓 AI 基於我資料庫進行任務和回覆
-   使用情境：
    -   書籤管理、內容收藏－在行動裝置／桌機都直接將想收藏的內容新增到 Notion 、讓 Notion AI 擷取當下的靜態內容、並直接進行分類
    -   專案管理、日誌管理－結合 Notion 原生自動化（automations）、Notion AI 、Custom Agent 建置網狀工作流，產生工作日誌、排程建立待審內容
    -   商品開發、迭代管理－紀錄商品開發過程的資訊碎片、以及多種格式的相關內容（文字、圖片、影音、網址、檔案等）

## n8n 👉 低執行成本、高自訂性的工作流建置工具

-   使用時機：
    -   高頻率大量執行的自動化工作流
-   使用情境：
    -   紀錄多重 LINE 官方帳號對話

## [make.com](https://make.com) 👉 較高執行成本、但節點建置快速的工作流建置工具

-   使用時機：
    -   執行頻率中低、快速建置、偶爾用的自動化工作流
-   使用情境：
    -   下單數位商品後自動發送 email 通知交付檔案
    -   建置可供多 LINE 官方帳號發送推播訊息的 API 中間管道
    -   建置可對 LINE OA 圖文選單深度客製化設定的工作流

## heptabase 👉 能把大腦複雜思路攤平的視覺化筆記軟體

-   使用時機：
    -   邏輯梳理、流程規劃、心智圖式靈感紀錄
-   使用情境：
    -   商業模式具象化
    -   視覺化顧客消費歷程
    -   視覺化公司營運流程
    -   AI 工作流架構規劃

## Adobe Illustrator、Adobe photoshop、Adobe Firefly 👉 專業且導入 AI 後產出效率更高的專業平面設計工具

-   使用時機：
    -   需發向量稿印刷的排版設計
    -   細緻修圖、精細生圖
-   使用情境：
    -   大圖輸出、名片、精細海報等印刷品
    -   幫餐廳客戶以隨手拍的餐點照生成專業的商業攝影照片
    -   圖片素材生成

## Canva 👉 功能多元、素材豐富、操作直覺的一站式 AI 雲端數位創作平台

-   使用時機：
    -   簡單海報、社群圖文素材排版
    -   簡單影片製作
    -   可商用圖庫
-   使用情境：
    -   快速建立影片
    -   建立社群貼文素材
    -   製作 LINE 官方帳號圖文選單圖片

## Looker studio 👉 能整合多資料源製作複雜圖表的儀表板工具

-   使用時機：
    -   彙整多資料來源、製作複的資料儀表板
-   使用情境：
    -   多視角檢視的商品銷售分析儀表板
    -   營運綜效報表
    -   google search console 報表

## AI 助理 👉 Gemini > Chatgpt > Claude

-   使用時機：
    -   參與討論
    -   執行單次任務
    -   執行自動化任務
-   使用情境：
    -   主題研究
    -   彙整資訊、快速摘要
    -   思辨討論
    -   定期資料探勘、摘要後回報

這樣盤點下來，我還發現了一件有趣的事：「這些工具都已經整合 AI 功能了」！

這裡面有哪些也是你常使用的？你都如何選擇呢？歡迎留言分享自己使用的工具和使用方式。